Dématérialisation des dossiers : levier d’efficacité pour les agents et de qualité pour les données
Pour permettre à ses agents de se concentrer sur l’instruction des dossiers plutôt que sur la saisie manuelle, un organisme public a engagé un projet de dématérialisation à grande échelle.
En s’appuyant sur notre solution de gestion électronique de documents (GED) et notre chaîne de traitement, nous avons pu absorber un volume de 60 000 dossiers par mois, avec un taux de qualité supérieur à 99%.
Résultat : un gain de temps significatif pour les équipes, une meilleure fiabilité des données, et une livraison des informations dans les délais.
Les agents étaient confrontés à une double contrainte : un volume important de dossiers à traiter, et une saisie manuelle fastidieuse dans le système d’information. Cette situation ralentissait l’instruction des demandes et augmentait le risque d’erreurs. Pour fluidifier le processus, le client a décidé de s’appuyer sur nous pour traiter rapidement les données tout en garantissant leur qualité.
Une approche progressive
Dans un premier temps, les dossiers (numérisés par les missions locales) ont été transmis à notre équipe dédiée, qui a assuré la saisie manuelle des données directement dans la GED. Cette solution transitoire a permis de répondre à l’urgence opérationnelle, sans attendre la mise en place d’une chaîne automatisée.
Dans un second temps, notre chaîne de traitement RAD/LAD a été déployée pour automatiser l’extraction des données et optimiser les coûts. Cette évolution a permis de fiabiliser davantage le processus, tout en maintenant un haut niveau de performance.
Des bénéfices concrets pour les équipes et le SI client
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Gain de temps pour les agents : recentrés sur l’analyse des dossiers, ils ne sont plus mobilisés sur la saisie ;
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Qualité des données renforcée : taux de fiabilité supérieur à 99%, pour limiter les reprises manuelles ;
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Optimisation des coûts ; grâce à la mise en place d’une chaîne de traitement automatisée ;
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Expérience utilisateur améliorée : les utilisateurs accèdent directement à la GED pour un suivi fluide et centralisé.
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