Ministère des Armées

Le client

Le Ministère des Armées est chargé d’assurer la protection du territoire, de la population et des intérêts français. Il répond aussi à d’autres missions dans le cadre des accords et traités internationaux (OTAN) ou régionaux (Europe de la défense).

Au-delà de ces missions, le ministère des Armées s’implique également dans des missions de service public. Ses moyens humains et matériels soutiennent ou suppléent les actions d’autres ministères, au quotidien ou dans l’urgence, sur le territoire national et à l’étranger.

Luminess accompagne le Ministère des Armées depuis 20 ans

D’une solution orientée « soutenants »...

Tout a commencé en 2003 lorsque le Ministère des Armées a confié à Luminess (Jouve à l’époque) la conception d’une application de gestion des déplacements de ses personnels, hors voie militaire interne.

Les jalons de TACITE (Transport Aérien CIvil Traité Electroniquement) furent ainsi posés, avec comme feuille de route la possibilité d’effectuer des réservations de prestations de voyages pour un missionné, ou un groupe de missionnés, via un extranet hautement sécurisé, accessible 7j/7, 24h/24. Ces réservations sont ainsi réalisées par des services internes, appelés « suppléances » et font office de « soutenant » pour le missioné.

Avant sa mise en place effective tout début 2004, les déplacements des personnels militaires sur la voie civile étaient traités par des agences de voyage implantées au sein même de certains sites militaires. Les processus étaient assez lourds, avec des opérations manuelles induisant des lenteurs et des erreurs inhérentes à ce type de traitement, et au final assez coûteux.

Dans une optique de modernisation et de dématérialisation des processus de réservations, s’accompagnant in fine d’une réduction des coûts de fonctionnement, le Ministère des Armées et Luminess ont mené conjointement une première phase d’analyse (audits in situ, analyse de l’existant, recueil des besoins et restitutions) qui a permis de déboucher sur des spécifications claires, précises, fil rouge des développements réalisés sur une période de neuf mois.

Le Ministère des Armées et Luminess ont également mené des formations, pour l’ensemble des profils utilisateurs de l’application, allant des administrateurs aux suppléants (équipes MinARM opérant les réservations), jusqu’aux profils de liquidation (validation du service fait et de la facture).

Depuis les développements initiaux de 2003, les fonctionnalités se sont étoffées, de même que les interconnexions avec d’autres systèmes d’information, tels que Carlson Wagon Lits (titulaires du marché voyages), FD@Ligne, SI des gestion des ordres de mission du Ministère des Armées, SI Réserves, le SI de gestion des réservistes du Ministère des Armées, et prochainement le SI ChorusDTm de l’AIFE, outil de gestion des voyages interministériel.

A noter également la mise en place d’un raccordement direct auprès d’un Self Booking Tool (solution Cytric de chez Amadeus Travel) qui permet de traiter directement une réservation sans passer par des flux offlines auprès du voyagiste.

L’éventail des prestations traitées va de la réservation des billets d’avion, de train, de ferry, de chambres d’hôtel, de véhicule de location, jusqu’à la demande de carte d’abonnement et de visa.

Les bénéfices apportés par TACITE sont nombreux, et nous pouvons citer entre autres, une réduction drastiques des erreurs, une réactivité amplifiée et une économie substantielle engendrée par la dématérialisation.

TACITE fait l’objet d’audit de contrôles réguliers et ce SI est homologué « application défense certifiée sécurité III ».

… Vers une autonomie du missionné

En 2021, dans la continuité de TACITE, le Ministère des Armées a souhaité aller vers une autonomie de ses missionnés dans le cadre de leurs voyages et a lancé le projet ALIDADE en confiant la réalisation à Luminess.

Ce projet est matérialisé par la mise en œuvre de deux applications mobiles, sous iOS et ANDROID, qui permettent à un missionné d’effectuer lui-même ses réservations de trains, de chambres d’hôtel (et billets d’avion sous assistance d’une cellule pour le moment).